Budget Management

Maak een afspraak

Budgetteren is een effectief instrument voor organisaties om hun uitgaven en kosten beter in de hand te houden. Traditioneel het domein van financieel managers en controllers, maar zeker net zo belangrijk voor inkoop-management. Op basis van budgetten bepaalt een organisatie hoeveel financiële ruimte beschikbaar is voor aankopen, waarmee het een indirecte factor is voor kwaliteit. Door vooraf een goede inschatting te maken van de kosten die budgethouders gaan maken, zorgen organisaties dat er niet teveel wordt uitgegeven en komen zij niet voor verrassingen te staan.

Esize Budget Management
Effectief budgetmanagement draagt niet alleen bij aan beter cash-management, maar helpt ook bij het beter (bij)sturen van financiële resultaten, het verhogen van de slagkracht en het meten van prestaties. Bovendien versterkt budgetbewaking het kostenbewustzijn binnen organisaties. Esize Budget Management geeft organisaties real-time inzicht in budgetten aan de hand van overzichtelijke dashboards en rapportages. Met actuele informatie hebben budgethouders controle over hun uitgaven en nemen zij betere beslissingen op basis van betrouwbare data.

Real-time controle op budgetten
U kunt budgetten natuurlijk bijhouden in Excel, maar dit betekent dat een budget elke keer handmatig moet worden aangepast als er wijzigingen worden doorgevoerd. Dat kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Bovendien heeft u niet op elk gewenst moment inzicht in actuele cijfers. Esize Budget Management biedt u volledige functionaliteit voor budgetbeheer en -bewaking en vormt een onmisbare schakel in ons complete Purchase to Pay-platform voor contractmanagement, bestellen, inhuur van extern personeel, en factuurafhandeling. Budgetten kunt u monitoren vanuit zowel het orderproces als het facturatieproces. Zo heeft u real-time controle op uw budgetten.

Voordelen

  • Altijd actueel inzicht in het beschikbare budget
  • Alle informatie overzichtelijk met dashboard voor budgetrapportages
  • Real-time inzicht en analyse van actueel budget
  • Automatische updates van budgetten bij wijzigingen van orders en facturen
  • Eenvoudige import en export van budgetten van en naar financiële systeem

Flexibiliteit
Een belangrijk voordeel voor inkoop- en financieel managers is de flexibiliteit om op meerdere niveaus budgetten toe te kunnen wijzen aan bijvoorbeeld afdelingen, kostenplaatsen, kostensoorten of gebruikers. Zo kan een organisatie op ieder moment de budgetten monitoren en het budgetgebruik door het jaar heen weergeven. Budgetten kunnen zelfs vanuit externe financiële of ERP-systemen worden bijgewerkt. Daarnaast kunt u eenvoudig budgetten aanmaken door deze direct in Esize in te voeren, via een geïmporteerd Excel-document of door een interface vanuit het financiële systeem.

Altijd actueel inzicht
Een budget moet zorgen dat er niet meer wordt uitgegeven dan daadwerkelijk beschikbaar is. In Esize Budget Management zien budgethouders bij het beoordelen van een contract, inkooporder of factuur direct wat de impact is op het budget. Zo kunnen zij op basis van actuele informatie besluiten om uitgaven goed of af te keuren. Nadat een verplichting is aangegaan, wordt deze automatisch gereserveerd op het budget. Dit betekent dat alle goedgekeurde orders, contracten en facturen die in omloop zijn, maar ook de betalingen die al gedaan zijn, in mindering worden gebracht op het budget. Zo hebben budgethouders altijd inzicht in het resterende budget wanneer zij transacties goedkeuren en kan er nooit onverwacht te veel worden uitgegeven.
Esize Budget Management zorgt ervoor dat budgetmanagers in staat zijn zich op kernactiviteiten te richten. Er worden automatisch signaleringen afgegeven bij het (dreigend) overschrijden van budgetten en het is mogelijk om een separate budgetgoedkeuringsflow in te richten.

Duidelijke budgetrapportages
Met Esize Budget Management heeft u alle informatie overzichtelijk in één systeem met een dashboard voor uitgebreide budgetrapportages. Hiermee krijgt u eenvoudig een duidelijk beeld van de kosten en uitgaven op zowel individueel als op bedrijfsbreed niveau. Budgetten kunnen worden vastgelegd aan de hand van meerdere criteria, zoals afdelingen, kostenplaatsen, kostensoorten, kostendimensies, commoditygroepen, gebruikers en combinaties hiervan. Daarmee is het mogelijk om een volledig budgetplan van een organisatie vast te leggen en op elk niveau budgetten te kunnen bekijken tot in het kleinste detail!