Expense Management

Maak een afspraak

Binnen elke organisatie maken werknemers zakelijke onkosten die zij kunnen declareren. De originele bonnetjes moeten worden bewaard en eens in de zoveel tijd als declaratie worden ingediend met een formulier. De financiële administratie moet vervolgens alle bonnetjes overtypen en invoeren in het financiële systeem, en de papieren bonnen 7 jaar lang bewaren om te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Een omslachtig proces dat een stuk eenvoudiger kan. Met Esize Expenses kunnen organisaties het papieren declaratieproces compleet digitaliseren, en veel tijd (en dus kosten) besparen.

Eenvoudig declaraties digitaliseren
Esize Expenses is een native smartphone app (voor iPhone en Android) waarmee medewerkers bonnetjes digitaal kunnen declareren. Met de mobiele (en web­)applicatie zijn declaratieformulieren verleden tijd. In plaats van papieren bonnetjes te bewaren, maken medewerkers met de app eenvoudig een foto van de bon en zetten deze met een klik direct klaar in één online overzicht. De leidinggevende kan in het overzicht de declaraties goedkeuren, afkeuren en eenvoudig doorzetten naar de financiële administratie. De administratie kan dit koppelen aan het financiële pakket.

Gebruiksgemak
Medewerkers kunnen alle acties omtrent het declaratieproces direct afhandelen met de app. Niet alleen het vastleggen van declaraties, kilometer- en andere vergoedingen, maar ook direct bundelen in declaratie-overzichten en deze via de app indienen bij de leidinggevenden. Bovendien is de status van declaratie-overzichten via de app te volgen en kunnen medewerkers declaratierichtlijnen direct inzien. Zo levert de oplossing veel gebruiksgemak voor de medewerkers, die bovendien hun declaraties sneller en eenvoudiger krijgen uitbetaald.

Uitgebreide functionaliteit

Naast een sneller en eenvoudiger declaratieproces, biedt Esize Expenses een real-time inzicht in de daadwerkelijk gemaakte kosten. Door kosten toe te wijzen aan categorieën en projecten krijgen organisaties beter en sneller inzicht waar mogelijke besparingskansen liggen. Door budgetten toe te kennen aan specifieke categorieën wordt het eenvoudiger om te sturen op kosten.
De app kan ook offline worden gebruikt. Onkosten die worden gemaakt in het buitenland kunnen eenvoudig worden gedeclareerd. Bonnen in buitenlandse valuta worden direct omgerekend naar euro’s. Alle bonnetjes worden bovendien 10 jaar bewaard, waarmee ruimschoots wordt voldaan aan de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Voordelen

  • Apps voor iPhone en Android
  • Geen bonnen meer bewaren
  • Overzicht in alle gemaakte onkosten
  • 10 jaar lang veilige online opslag
  • Gekoppeld aan de boekhouding
  • Voldoet aan eisen belastingdienst
  • Eenvoudig overal online te beheren