Invoice Management

Maak een afspraak

Arbeidsintensieve processen voor het afhandelen van facturen zijn een hoge kostenpost. Facturen die te laat betaald worden of kwijtraken kosten u onnodig veel geld. Door het hele traject van ontvangst tot aan betaalbaarstellen van facturen te stroomlijnen kunt u – naast de gewenste besparingen – geldstromen optimaliseren, risico’s minimaliseren en productiviteit verbeteren. Een heldere audit trail ondersteunt accurate rapportage van uw financiële gegevens.

Elke factuur op de juiste plek
Met Esize Invoice Management krijgt u grip en controle op het hele traject van registratie, controle (matching) en betaalbaarstelling van facturen. Het neemt u een groot deel van het administratieve werk uit handen. En zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van probleemfacturen. Het gemak begint al bij de ontvangst van de factuur. U kunt deze elektronisch inlezen, afhankelijk van leverancier. Is dat niet het geval, dan kunt u facturen ook ontvangen via de leveranciers-backoffice van Esize. Handmatig invoeren van papieren facturen kan natuurlijk ook. Daarnaast is het mogelijk om een binnenboeking of prestatieverklaring te maken. Het systeem kan dan een pro forma factuur opstellen.

Snel afhandelen van probleemfacturen
De software controleert facturen automatisch met het bestaande inkoopdossier (inkooporder en prestatieverklaring). Het systeem calculeert op basis van de ordergegevens een subtotaal per order, een BTW-bedrag en een totaalbedrag. Alle facturen worden vervolgens vergeleken met deze gegevens (´gematcht´). Komen de documenten overeen, dan wordt de factuur automatisch goedgekeurd. Probleemfacturen worden in een workflow (eventueel met aanvullende informatie) naar de verantwoordelijke medewerker gestuurd. Is er geen inkooporder vastgelegd, dan stuurt het systeem de factuur voor goedkeuring aan de juiste budgethouder.

Voordelen

  • Alle facturen inzichtelijk op één plek
  • Eenvoudig facturen vinden, met order- en leveringsgegevens
  • Efficiënter afhandelen van probleemfacturen
  • Minder administratieve en procedurele werkzaamheden
  • Heldere audit trail voor accurate financiële rapportage

Eenvoudig betaalbaarstellen
Nadat de matchingprocedure is doorlopen, kunnen alle goedgekeurde facturen direct betaalbaar worden gesteld. Het systeem zorgt dat de bevoegde functionaris hiervoor de betaalinstructies krijgt. De software stuurt de factuurinformatie als journaalpost door naar uw financiële systeem. De financiële dimensies zoals kostenplaats en grootboekrekeningnummer zijn al bij de order ingevuld en worden automatisch toegekend aan deze journaalposten. Het is ook mogelijk om de betaalbaargestelde facturen in een batch file te verwerken en naar de bank te sturen.