Invoice Scan & Capture

Uw crediteurenadministratie verwerkt jaarlijks grote aantallen inkoopfacturen. Handmatig afhandelen is omslachtig, foutgevoelig én duur. Voorkom zoekgeraakte facturen, onduidelijke procuratie, lange doorlooptijden en verhoog de productiviteit van uw medewerkers. Krijg razendsnel nauwkeurige financiële overzichten en eenvoudig toegang tot elke factuur.

Scannen, herkennen, controleren, boeken
Met Invoice Scan & Capture kunt u al uw facturen snel en foutloos verwerken, koppelen aan uw financiële systeem, op het juiste moment voor controle bij de juiste budgethouder afleveren, betalen en tenslotte archiveren. Uiteraard digitaal en volledig geautomatiseerd. Deze oplossing is uitermate geschikt voor bedrijven die meer dan 3.000 facturen per jaar verwerken.

Factuurinformatie automatisch in uw systeem
Facturen worden steeds meer digitaal aangeleverd. Denk aan een PDF-document dat wordt bijgesloten in een e-mail of uitwisseling van databestanden zoals CSV, XML of UBL 2.0. Of uw facturen nu worden aangeleverd via post, fax, e-mail, XML, als PDF of afbeelding: deze oplossing haalt automatisch alle belangrijke gegevens uit elke inkomende factuur en legt deze vast. Validatie en verificatie van de facturen kunt u ook automatiseren, want de software beschikt over landspecifieke profielen met btw-percentages, valuta, datumnotering, enzovoort. Invoice Scan & Capture exporteert de factuurinformatie naar uw systeem, zodat deze door uw accounts payable medewerkers kan worden gecodeerd, geautoriseerd en goedgekeurd.

Voordelen

  • Minder zoekgeraakte facturen en administratieve rompslomp
  • Voorkomen van dubbele facturen en betalingen
  • Helder inzicht in de status van iedere inkoopfactuur
  • Kwalitatieve verbetering van het administratieve proces

Versnel uw factuurverwerking
Invoice Scan & Capture leert automatisch waar de relevante gegevens op de factuur staan en maakt voor elke leverancier een kennisdatabase aan. Daardoor wordt de extractie van gegevens na verloop van tijd nog sneller en nauwkeuriger. Bovendien identificeert de software leveranciers en kopers, en vergelijkt deze met de gegevens die uit uw financiële systeem zijn geïmporteerd. Het type (algemene uitgave of inkooporder) wordt bepaald en er wordt vastgesteld of het een factuur of creditnota betreft. Deze informatie vormt de basis voor de automatische sortering, die u veel tijd en werk in de beginfase van de verwerking bespaart.

Automatisch matchen met inkooporders
De oplossing kan factuurregels verwerken, een voorwaarde voor het automatisch matchen met inkooporders. Door de software in uw inkoop- en financiële systemen te integreren, kunt u de waarde van uw elektronische factuurverwerking aanzienlijk verhogen.

Efficiënte en accurate verificatie
Eventueel geconstateerde afwijkingen moeten handmatig worden gecontroleerd. De software voorziet elke gebruiker of gebruikersgroep van een afzonderlijke inbox, die uitsluitend de facturen bevat waarvoor deze verantwoordelijk is. Op deze manier kunnen de werkzaamheden onder verschillende medewerkers worden verdeeld, zonder het risico van ongeautoriseerde toegang.