Procurement

Maak een afspraak

Welke producten of diensten uw organisatie ook inkoopt, u wilt uw budgetten zo slim mogelijk besteden. Grip op dagelijkse inkoop- en facturatieprocessen begint met het vereenvoudigen en inrichten van standaard inkoop-procedures. Zo bent u er zeker van dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, beleidsuitgangspunten en budgetten. U versnelt het inkoopproces en voorkomt aankopen zonder de vereiste autorisatie en budgetcontrole.

Volledige controle over uw inkoop
Met Esize Procurement brengt u de operationele inkoop van alle denkbare producten en diensten samen in één systeem. De eProcurement oplossing ondersteunt het volledige proces van bestelaanvraag en goedkeuringsprocedure tot ordercreatie en ontvangstregistratie. Door de gebruiksvriendelijke opzet is het voor iedereen in uw organisatie eenvoudig om bestellingen te doen. Uw gebruikers kunnen bestelaanvragen plaatsen vanuit een online leverancierscatalogus of website, maar ook een voorgedefinieerd formulier of een vrij bestelformulier versturen. Uiteraard kunnen leveranciers uw orders ook blijven ontvangen via fax, email of post. Welke bestelvorm u ook kiest, met de software ondersteunt u uw volledige inkoop.

Automatische kostenallocatie
Al op het moment dat een besteller een inkoopaanvraag creëert, regelt het systeem automatisch de kostenallocatie voor budgetten en factuurafhandeling. Zo kunt u kostenplaatsen toekennen aan een individuele gebruiker (bijvoorbeeld besteller, assistent of budgeteigenaar) of aan een afdeling. Kostensoorten kunt u toekennen aan individuele producten en/of categorieën binnen een inkoopcatalogus. Wanneer een besteller een product of inkoopcatalogus selecteert wordt automatisch de kostensoort ingevuld.

Voordelen

  • Grip en controle op uw complete operationele inkoopproces
  • Snellere goedkeuringsprocedures, altijd volgens de juiste regels
  • Transparante werkwijze en procedures
  • Betere samenwerking met leveranciers
  • Gebruiksvriendelijk, dus snellere acceptatie in uw organisatie

Snelle en juiste goedkeuring
U houdt de controle over bestelautorisaties, voorraden en budgetten. Zo weet u zeker dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures en voorkomt u dat zij ongeoorloofde verplichtingen aangaan. Aan de hand van producttype, kostenplaats en orderbedrag legt u de fiatteringstructuur vast in het systeem. Een flexibele workflow zorgt dat bestellingen altijd volgens de interne procuratieregels worden goedgekeurd. Voor producten of diensten van een specifieke aard is het mogelijk om een speciale goedkeuringsprocedure te doorlopen. Het systeem zorgt uiteraard dat uw gebruikers altijd inzicht hebben in de status van hun bestelaanvraag.

Eenvoudig orders creëren en boeken
Na goedkeuring van de bestelaanvraag wordt deze automatisch omgezet in een order. Vanuit één bestelaanvraag is het mogelijk om deze in meerdere orders te splitsen, afhankelijk van het aantal leveranciers, waarvan producten in de bestelaanvraag zijn opgenomen. Elke order krijgt een uniek ordernummer, dat correspondeert met de bestelaanvraag en is gekoppeld aan uw financiële systeem. Alle orders worden automatisch geboekt op de juiste kostensoort en kostenplaats.

Consequente beoordeling van leveringen
U kunt in het systeem (deel)leveringen en (deel)ontvangsten binnenboeken, maar ook de staat van de levering registreren. Zo houdt u precies bij welke leveringen wel of niet in orde zijn. Door deze gegevens consequent en volledig vast te leggen, beschikt u over onmisbare managementinformatie om het operationele inkoopproces verder te verbeteren.