Contract Management

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Vous consacrez beaucoup de temps à l’obtention des meilleures clauses et conditions contractuelles auprès de vos fournisseurs. Mais ces conventions sont-elles exploitées de manière optimale par tout le monde dans la pratique? Comment éviter que des achats soient effectués en dehors des contrats? Une bonne gestion des contrats implique le suivi, l’enregistrement et la communication efficace des conventions passées avec les fournisseurs. Avec Esize Contract Management, tous les contrats passés avec vos fournisseurs sont centralisés. Vous avez donc une meilleure vision de toutes les informations de contact utile et disposez d’une base fiable pour entretenir votre portefeuille de contrats. Par ailleurs, vous aurez toujours un bon aperçu de vos obligations financières.

Surveillance et gestion efficace
La solution facilite l’établissement de contrats (notamment grâce aux modèles de contrats standard) ainsi que l’adaptation des conditions. Vous pouvez procéder au suivi des conventions contractuelles sur la base des critères (indicateurs de performance clés ou KPI) et des délais de résiliation fixés. Le système vous avertit automatiquement lorsqu’un contrat arrive à échéance ou doit être adapté. Vous évitez ainsi la reconduction tacite, ce qui vous permettra dans certains cas de réaliser de belles économies chaque année.

Partage d’informations facilité
Toutes les données contractuelles peuvent être consultées en ligne dans toute l’organisation. En octroyant certains droits, vous déterminez les informations (sensibles) que vous souhaitez partager avec les collaborateurs. Étant donné la convivialité élevée du système, tout le monde est capable de l’utiliser.

Avantages

  • Tous vos contrats centralisées dans un système
  • Le partage facile d’informations contractuelles
  • Mode opératoire efficace et transparente
  • Suivi et évaluation des obligations contractuelles
  • Signalisation pour éviter une prolongation non désirée

Des processus et procédures transparents
Vos contrats constituent le pivot du processus de commande. En mettant en liaison la solution avec le système de commande, chacun pourra toujours utiliser la version la plus récente d’un contrat et profiter des clauses et conditions contractuelles adaptées. De même, il est possible d’associer des catalogues de produits aux données contractuelles. Vous aurez ainsi la certitude que les contrats seront exploités de manière optimale. Mais c’est en combinant la solution à Esize Procurement que vous obtiendrez l’efficacité maximale en matière de gestion de contrats.

Chaque contrat sous contrôle
La solution prend en charge toutes les formes de contrats courantes. Les obligations contractuelles récurrentes (comme le loyer et les frais de téléphone ou d’entretien) peuvent être introduites et contrôlées dans le système très facilement. Vous pourrez ainsi toujours consulter toutes vos obligations financières via un simple clic. Une approche qui vous offre non seulement davantage de transparence mais également la possibilité de traiter les factures de manière plus pertinente et plus rapide.