Invoice Management

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Le traitement des factures est une tâche impliquant beaucoup de travail et représente par conséquent un poste de coût élevé. Les factures payées tardivement ou perdues coûtent inutilement de l’argent. En rationalisant l’ensemble du processus depuis la réception jusqu’à la validation du paiement des factures, vous pouvez optimaliser les flux financiers, minimaliser les risques et améliorer la productivité, sans parler des économies réalisées. Une piste d’audit claire soutient un rapport précis de vos données financières.

Chaque facture au bon endroit
Avec Esize Invoice Management, vous visualisez et maîtrisez l’ensemble du processus : enregistrement, contrôle (rapprochement) et validation de paiement des factures. Cette solution vous déchargera d’une bonne partie du travail administratif, tout en garantissant un traitement rapide et efficace des factures problématiques. Le processus est facilité dès la réception de la facture. En fonction du fournisseur, elle peut être lue électroniquement ou, si ce n’est pas le cas, réceptionnée via le back-office fournisseurs d’Esize. Il est naturellement également possible d’introduire manuellement des factures papier. Parallèlement, il est possible de procéder à une imputation interne ou de déclarer une prestation. Le système permet également l’établissement de factures pro forma.

Un traitement rapide des factures problématiques
Le logiciel contrôle automatiquement les factures sur la base du dossier d’achat existant (ordres d’achat et déclaration de prestation). Sur la base des données d’ordre, le système calcule le sous-total par ordre, le montant de TVA et le montant total. Toutes les factures sont ensuite comparées avec ces données (rapprochement). Si les documents correspondent, la facture est automatiquement approuvée. Les factures problématiques sont transmises via un flux de travail aux collaborateurs responsables (éventuellement avec des informations complémentaires). Si aucun ordre d’achat n’a été enregistré, le système envoie la facture pour approbation au titulaire de budget concerné.

Avantages

  • Toutes les factures centralisées au même endroit
  • Factures facilement rétractables, avec données de commande et réception
  • Traitement rapide des factures problématiques
  • Minimalisez la charge administrative et procédural
  • Une piste d’audit claire pour générer des rapports financiers

Validation simple pour paiement
Une fois la procédure de rapprochement terminée, toutes les factures approuvées reçoivent le statut « à payer ». Le système veille à transmettre aux collaborateurs concernées les instructions de paiement nécessaires. Le logiciel envoie ensuite les informations de facturation à votre système financier. Les dimensions financières telles que le poste de coût ou le numéro de compte grand livre ont été préalablement introduites lors de la commande. Il est également possible de réunir les factures « à payer » au sein d’un fichier batch et de l’envoyer ensuite à la banque.