Invoice Scan & Capture

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Votre administration des comptes créditeurs traite chaque année un grand nombre de factures d’achat. Un traitement manuel est fastidieux, sensible à l’erreur et coûteux. Évitez les factures perdues, les procurations floues et les délais de traitement longs et améliorez la productivité de vos collaborateurs. Obtenez des aperçus financiers précis et accédez à chacune des factures, le tout très rapidement.

Numériser, reconnaître, contrôler, imputer
Avec Invoice Scan & Capture, vous pouvez traiter vos factures rapidement et sans erreur, les intégrer dans votre système financier, les fournir au moment opportun au responsable de budget concerné en vue de leur contrôle, les payer à temps et enfin, les archiver. De manière numérique et entièrement automatisée, naturellement. Cette solution est particulièrement adaptée aux entreprises qui traitent chaque année plus de 3000 factures.

Introduction automatisée des données de facturation dans votre système
Les factures sont de plus en plus souvent transmises par voie numérique. Nous songeons aux documents PDF annexés à un email, mais aussi à l’échange de fichiers de données de type CSV, XML ou UBL 2.0. Que vous receviez vos factures par la poste, par fax, par email, au format XML ou encore au format PDF ou image, cette solution extrait automatiquement toutes les données importantes de chaque facture entrante et les enregistre. Vous pouvez également automatiser la validation de la vérification des factures car le logiciel dispose de profils adaptés à chaque pays en fonction du taux de TVA, de la devise, de la notation, de la date, etc. Invoice Scan & Capture exporte les données de facturation dans notre système afin que celles-ci puissent être cryptées, autorisées et approuvées par les collaborateurs chargés du traitement des factures.

Avantages

  • Moins de factures perdues et tracas administratifs
  • Eviter les doubles factures ou paiements
  • Vue claire sur le statut de chaque facture d’achat
  • Amélioration qualitative du processus administratif
  • Traiter vos factures plus rapidement

Traitement accéléré des factures
Invoice Scan & Capture est capable d’identifier automatiquement les données pertinentes des factures et crée pour chaque fournisseur une base de connaissances. De cette manière, l’extraction des données devient de plus en plus rapide et précise au fil du temps. Le logiciel identifie par ailleurs les fournisseurs et les acheteurs dont il compare les données avec celles qui ont été importées du système financier. Le type (dépenses générales ou ordres d’achat) est déterminé ; de même le système indique s’il s’agit d’une facture ou d’une note de crédit. Un tri automatique est effectué sur la base des informations, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et de travail lors de la phase initiale de traitement.

Rapprochement automatique avec les ordres d’achat
La solution est capable de traiter les règles de facturation, une condition préalable au rapprochement automatique avec les ordres d’achat. En intégrant le logiciel dans vos systèmes d’achat et vos systèmes financiers, vous augmentez considérablement la valeur du traitement des factures électroniques.

Vérification efficace et précise
Les éventuels écarts observés doivent être contrôlés manuellement. Le logiciel dote chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs d’une boîte entrante distincte réceptionnant exclusivement les factures dont il est responsable. De cette manière, les activités peuvent être réparties entre les différents collaborateurs sans risque d’accès non autorisé.