Procurement

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Quels que soient les produits ou services achetés au sein de votre organisation, vous souhaitez définir vos budgets de manière aussi pertinente que possible. Un bon contrôle des processus d’achat et de facturation quotidiens commence par la simplification de la mise en œuvre des procédures standard. Vous serez ainsi assuré que vos collaborateurs commandent en respectant les procédures, les politiques et les budgets fixés. Vous accélérez le processus d’achat et évitez les achats sans autorisation ou contrôle budgétaire.

Contrôle complet de vos achats
Avec Esize Procurement vous intégrez l’achat opérationnel de tous les produits et services imaginables dans un seul et même système. La solution eProcurement prend en charge l’intégralité du processus, depuis la demande de commande et la procédure d’approbation jusqu’à la création d’ordres et à l’enregistrement de la livraison. Grâce à la grande convivialité du système, chacun sera facilement capable de passer une commande. Vos utilisateurs pourront introduire une demande de commande depuis un catalogue de fournisseurs en ligne ou un site Web, mais aussi en envoyant un formulaire prédéfini ou un formulaire de commande libre. Naturellement, vos fournisseurs pourront également continuer à recevoir vos commandes par fax, email ou poste. Quel que soit le mode de commande choisi, le logiciel vous permettra de prendre en charge l’ensemble du processus d’achat.

Allocation automatique des coûts
Au moment où un acheteur crée une demande d’achat, le système prend automatiquement en charge l’allocation des coûts dans les budgets et le traitement de la facture. Vous pourrez ainsi attribuer le poste de coût à un utilisateur individuel (un acheteur, un assistant ou un titulaire de budget, par exemple) ou à un département. Différents types de coûts peuvent être attribués à des produits et/ou catégories individuels au sein d’un catalogue d’achat. Lorsqu’un acheteur sélectionne un produit ou un catalogue d’achat, le type de coût est automatiquement alloué.

Avantages

  • Maitrise et contrôle sur votre processus d’achat opérationnel
  • Une approbation rapide, toujours selon les règles
  • Des méthodes de travail et procédures plus simples
  • Meilleure coopération avec les fournisseurs
  • Facile à l’emploie, acceptation rapide dans votre organisation

Une approbation rapide et correcte
Vous gardez le contrôle quant aux autorisations de commande et aux budgets. Vous êtes ainsi certain que vos collaborateurs respecteront les procédures de commandes fixées et vous éviterez qu’ils prennent des engagements interdits. Sur la base du type de produit, type de coût et du montant de commande, vous définissez la structure d’approbation dans le système. Un flux de travail flexible veille à ce que les commandes soient toujours approuvées conformément aux règles d’approvisionnement internes. Pour les produits ou services de nature spécifique, il est possible d’instaurer une procédure d’approbation spéciale.

Créer et enregistrer des ordres simples
Une fois approuvée, la demande de commande est automatiquement convertie en ordre. Il est possible de scinder une seule et même demande de commande en plusieurs ordres en fonction du nombre de fournisseurs concernés par la demande. Chaque ordre reçoit un numéro d’ordre unique correspondant à la demande de commande et est associé à votre système financier. Toutes les commandes sont automatiquement enregistrées sous le type de coût et dans le poste de coût adéquat.

Évaluation cohérente des livraisons
Le système permet d’enregistrer les livraisons (partielles) et les réceptions (partielles). Vous saurez ainsi directement quelles livraisons sont en ordre ou pas… En consignant ces données de manière cohérente et complète, vous disposerez d’informations de gestion incontournables pour améliorer le processus d’achat opérationnel.