Procurement

Maak een afspraak

Welke producten of diensten uw organisatie ook inkoopt, u wilt uw budgetten zo slim mogelijk besteden. Grip op de dagelijkse inkoop- en facturatieprocessen begint met het vereenvoudigen en inrichten van standaard inkoopprocedures. Zo doende kan u er zeker van zijn dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde procedures, beleidsuitgangspunten en budgetten. U versnelt alsnog het inkoopproces en voorkomt aankopen zonder de vereiste goedkeuring en budgetcontrole.

Volledige controle over uw inkoop
Met Esize Procurement doet u de inkoop van zowel producten als diensten in één systeem. De e-Procurement oplossing ondersteunt het volledige proces van bestelaanvraag en goedkeuring tot ordercreatie en ontvangstregistratie. Door de gebruiksvriendelijke opzet is het voor iedereen in uw bedrijf eenvoudig om bestellingen te doen. Uw gebruikers kunnen bestelaanvragen plaatsen vanuit een online leverancierscatalogus of website, maar ook middels het versturen van een voorgedefinieerd of een vrij bestelformulier. Uiteraard kunnen leveranciers uw orders ook blijven ontvangen via fax, e-mail of post.

Automatische kostenallocatie
Al op het moment dat een besteller een inkoopaanvraag creëert, regelt het systeem automatisch de kostenallocatie voor budgetten en factuurafhandeling. Zo kunt u kostenplaatsen toekennen aan een individuele gebruiker (bijvoorbeeld besteller, assistent of budgetverantwoordelijke) of aan een afdeling. Kostensoorten kunt u toekennen aan individuele producten en/of categorieën in een catalogus. Wanneer een besteller een product of catalogus selecteert, dan wordt automatisch de kostensoort ingevuld.

Voordelen

  • Grip en controle op uw complete operationele inkoopproces
  • Snellere goedkeuringsprocedures, altijd volgens de juiste regels
  • Transparante werkwijze en procedures
  • Betere samenwerking met leveranciers
  • Gebruiksvriendelijk, dus snellere acceptatie in uw organisatie

Snelle en juiste goedkeuring
U behoudt de controle over goedkeuringen, voorraden en budgetten. Zo weet u zeker dat uw medewerkers bestellen binnen de vastgestelde afspraken en voorkomt u dat zij ongeoorloofde verplichtingen aangaan. Aan de hand van producttype, kostenplaats en orderbedrag legt u de goedkeuringsstructuur vast in het systeem. Een flexibele workflow zorgt dat bestellingen altijd volgens de interne regels worden goedgekeurd. Zo kan men producten of diensten van een specifieke aard een speciale goedkeuringsprocedure laten doorlopen.

Eenvoudig orders creëren en boeken
Na goedkeuring van de bestelaanvraag wordt deze automatisch omgezet in een order. Eén bestelaanvraag kan men in meerdere orders splitsen en naar verschillende leveranciers sturen. Elk order krijgt een uniek ordernummer, dat correspondeert met de bestelaanvraag en gekoppeld is aan uw financiële systeem. Alle orders worden automatisch geboekt op de juiste kostensoort en kostenplaats.

Consequente beoordeling van leveringen
U kunt in het systeem (deel)leveringen en (deel)ontvangsten registreren, maar ook de staat van de levering aangeven. Zo houdt u precies bij welke leveringen wel of niet in orde zijn. Door deze gegevens consequent en volledig vast te leggen, beschikt u over onmisbare managementinformatie om het operationele inkoopproces verder te verbeteren.