Pers

Roll Group krijgt 100% grip op uitgaven met ‘straight-through processing’ van facturen

Roll Group is een toonaangevende specialist in zware scheepvaart, zwaar hijswerk en gespecialiseerd transport. Onder de naam RollDock is de groep wereldwijd actief met een ultramoderne vloot schepen die door hun unieke laad- en losmogelijkheden een verscheidenheid aan zware ladingen vervoeren. Daarnaast biedt de groep onder de naam Roll-Lift oplossingen voor het hijsen, installeren en transporteren van zware ladingen op en over land. Roll Group opereert internationaal vanuit locaties in Nederland, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Singapore en Australië.

Roll Group ontvangt op jaarbasis zo’n 10.000 facturen in wel 30 uiteenlopende valuta’s, die op het hoofdkantoor in Nederland worden afgehandeld. De snelle internationale groei maakte dit proces steeds complexer. Om controle, inzicht en efficiency te verbeteren zocht de groep een schaalbare en veilige oplossing om dit proces te ondersteunen, die bovendien 24/7 toegankelijk is voor medewerkers waar ook ter wereld. Een belangrijke vereiste was integratie met de boekhoudsoftware Twinfield.

Uitdagingen
Roll Group wilde meer grip hebben op de financiële stromen binnen de hele organisatie en besloot om één uniform proces door te voeren voor de goedkeuring en afhandeling van inkoopfacturen voor alle werkmaatschappijen wereldwijd. Voorheen was dit een handmatig proces waarbij vele papieren facturen in de organisatie rondgingen. Bij gebrek aan een transparante audit trail was er onvoldoende inzicht of facturen wel of niet waren goedgekeurd door de geautoriseerde manager. Ook kwam het voor dat facturen kwijt waren of (te) laat werden teruggevonden.

Het Finance team had onvoldoende mogelijkheden om over alle internationale locaties heen de status van facturen te volgen, maar ook om autorisatie door de verantwoordelijke manager af te dwingen. Door het hele proces voor goedkeuring en afhandeling van facturen te stroomlijnen wilde Roll Group meer controle en inzicht krijgen over uitgaven en verplichtingen.

Oplossingen
Met de nieuwe oplossing beschikt Roll Group over één online platform voor de goedkeuring en afhandeling van inkoopfacturen op basis van straight-through processing. Inkomende facturen worden met Invoice Scan & Capture-functionaliteit gedigitaliseerd en vastgelegd in het systeem. De goedkeuring vindt plaats op basis van kostenplaats en de facturen worden in een geautomatiseerde workflow naar de geautoriseerde manager gestuurd. Na goedkeuring worden facturen automatisch doorgezet naar de boekhoudsoftware, dankzij naadloze integratie met het Purchase-to-Pay platform.

Om beter inzicht te hebben in financiële verplichtingen gebruikt Roll Group ook de Contract Management-oplossing om langlopende (lease)overeenkomsten vast te leggen en te bewaken. Meerjarige overeenkomsten hoeven slechts één keer te worden geregistreerd voor de factuurafhandeling, dus minder administratief werk en meer efficiency.

Voordelen
De nieuwe werkwijze – ondersteund door het platform – geeft het Finance team meer controle en transparantie in het factuurverwerkingsproces. Met een paar muiskikken is inzichtelijk wat de status is van elke factuur en wie verantwoordelijk is. Alle facturen zijn digitaal beschikbaar, dus minimale kans op fouten. Door goedkeuring af te dwingen in een geautomatiseerde workflow wordt niet alleen efficiency vergroot. Bovendien zorgt dit ook voor betere compliance.

Het Finance team heeft bij de maand- of jaarafsluiting eenvoudig een volledig beeld van de uitgaven, ontvangen facturen en openstaande verplichtingen, tot op detailniveau. Daarnaast zijn de administratieve werkzaamheden en daarmee ook de uren die nodig zijn om facturen af te handelen drastisch verminderd. De tijd tussen het scannen van de factuur en het aanbieden voor goedkeuring bij de verantwoordelijke manager is maximaal 2 dagen, maar meestal minder. Doordat het platform continue online toegankelijk is, kan de goedkeuring overal ter wereld plaatsvinden.

Meer persberichten